Institucionalizar para crecer

Actualizado: nov 6

Escrito por: Carlos A. Mariscal (Director General de ADVICE)

Cualquier empresa que sea rentable puede alcanzar el tamaño que quiera si se institucionaliza. Formalizar los procesos no es un paso burocrático para conseguir certificaciones. El propósito fundamental de la institucionalización es lograr escalar el tamaño de la empresa.

Los negocios que no cuentan con procesos institucionales dependen de las personas con experiencia que los operan. Esto los convierte en talleres artesanales y limita el crecimiento. Lo cual no es necesariamente malo si así lo quiere el empresario, pero sí existe la ambición de crecer, contar con procesos formales es indispensable.

Si necesitamos tomar decisiones particulares en cada caso al comercializar, fabricar o distribuir el producto que ofrecemos estamos operando un taller. Aún bajo el argumento de ser flexibles para dar un mejor servicio, siempre que las actividades deban reinventarse, perdemos tiempo, gastamos dinero y limitamos nuestra capacidad. Cuando las decisiones de la operación cotidiana requieren de la autorización del director general los procesos no son institucionales.

La institucionalización de los procesos no requiere de la documentación formal de los procesos. Sin duda documentarlos ayuda mucho para formalizarlos, pero lo realmente importante es que sean conocidos y claros por el personal que los opera. También deben poder ser transmitidos a nuevos integrantes del equipo y sobretodo no deben cambiar. Si hay condiciones especiales es importante que existan caminos alternativos previamente definidos.

Cuando todos los procesos están definidos, los de compra, almacenamiento, fabricación, distribución y ventas, incluso aquellos necesarios para gestionar las excepciones, tenemos una empresa que puede replicar sus operaciones cuantas veces sea necesario y donde sea necesario. Las actividades se realizan por personal experimentado, pero también por personal de nuevo ingreso, lo que permite que la capacidad de operación se multiplique.

Si por el contrario el dueño debe participar en todas las operaciones de la empresa, está se quedará estancada en el tamaño de operaciones que el dueño puede atender.

La institucionalización requiere que la oferta de productos sea constante en volumen, calidad, costo y atributos. Nuestro servicio debe ser valioso para todos nuestros clientes y no cambiante caso por caso. Debemos reconocer que nuestra propuesta al mercado no convencerá a todos los clientes potenciales, pero si será la mejor para aquellos que son más atractivos para nuestra empresa. Tratar de ser la mejor opción para todos los clientes potenciales asegura que nuestro producto sea cambiante, no institucional y por lo tanto limite de nuestro crecimiento.

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